Ein komplettes dotforms System schließt drei Komponenten ein, die in ihren Spezifikationen genau definiert werden können:

Digitale Stifte, digitales Papier und eine Applikation. 

Digitale Stifte
Digitale Stifte verfügen über eine ganz normale Kugelschreibermine, die alle wichtigen Kriterien erfüllt: Fax- und Scanbarkeit sowie Dokumentenechtheit. Mitgelieferte Erstatzminen sind kinderleicht einzusetzen. 

Im Gegensatz zu ganz normalen Kugelschreibern verfügen digitale Stifte über einige elektronische Komponenten, die robust und sicher im Stiftinneren verbaut sind: Eine CCD-Kamera, ein Prozessor, ein Speichermedium, ein aufladbarer Akku sowie eine Bluetooth- und/oder USB-Schnittstelle.

Spätestens nach 150 Seiten müssen die aufgenommenen Daten auf einen PC übertragen werden. Dies kann entweder mit der mitgelieferten Docking- Station erfolgen, oder via Bluetooth über ein Handy, das sich auf einem Webserver einwählt.

Die Stromversorgung erfolgt über die Docking-Station.

Die Daten des Stiftes umfassen immer alle Koordinaten, die gelesen wurden und die Zeit, zu der sie erfasst wurden, wie auch die individuelle Identifikationsnummer des Stiftes. 

Digitales Papier
Die zweite Komponente sind die dotforms-Formulare. Diese sehen aus wie jedes andere Formular, sind auf dem gleichen Papier oder Substrat gedruckt wie herkömmliche Formulare. Im Hintergrund haben wir jedoch ein feines Punkteraster aufgedruckt, das vom Stift erkannt wird. Über diese Punkte, die als absolute Koordinaten verstanden werden können, weiss der Stift, wo auf welcher Seite geschrieben wird.

Diagramm Halbach ist die erste Druckerei in Deutschland, die sich dem spezifischen Zertifizierungsprozess erfolgreich unterzogen hat. Wir haben nun die Berechtigung zum Druck von Formularen mit diesem Punktemuster. 

dotforms Applikation
Die dritte Komponente besteht aus der Applikation, dem Computerprogramm, das die Daten vom Stift entgegennimmt und sie verarbeitet. Diese Applikation kann entweder lokal auf einem Desktop-PC arbeiten, oder aber für Inter- oder Intranet-Anwendungen auf einem Webserver laufen. Diagramm Halbach bietet an, die Daten über den dotforms webserver abzuwickeln, allerdings kann auch ein eigener webserver hierfür installiert bzw. erweitert werden.

Das Programm macht mit den Daten genau das, was Sie wollen: Sollen E-Mails generiert und an variable Adressaten geschickt werden? Sollen elektronische Kopien des dotforms-Formulares erstellt und indiziert werden? Brauchen Sie die Auslesung von Checkboxen und numerischen Werten?

Grundsätzlich gilt: Was ein Computer heutzutage kann, das kann auch die dotforms-Applikation.