Vorteile

Dotforms Lösungen ersetzen Faxgeräte und Scanner. Und manuelle Dateneingabe wird erheblich rationalisiert.  

Werfen wir einen Blick auf einen typischen Dokumentenfluss:

Daten werden auf Papier erhoben. Dann wird das Dokument entweder gescannt, gefaxt oder postalisch zum Ort des Empfängers transportiert. Dort liegt dann also entweder das physische Original oder eine elektronische Kopie (Scan) oder eine physische Kopie des Originals (Fax) vor. Von diesem Dokument müssen die Daten nun händisch in eine Datenbank übertragen werden.

Ein dotforms Workflow sieht hingegen so aus:

An der Stelle der Datenerfassung schreibt man mit einem digitalen Stift auf dotforms-Dokumenten und überträgt die Daten durch Docken des Stiftes in eine Docking-Station an den dotforms Webserver (der entweder bei uns oder bei Ihnen steht), der aus den empfangenen Daten das Zielformat generiert und an den Empfänger weiterleitet. Tatsächlich muss nicht mehr gemacht werden, als zu schreiben und den Stift in die docking station zu stecken.

Die elektronische Kopie, die dotforms generiert, hat die beste Qualität, die man sich nur vorstellen kann. Dies ist kein leeres Versprechen, sondern ist durch die verwendete Technologie bedingt!

Welche Daten kann der Stift sonst noch automatisch erfassen?

Der Stift hat eine Systemzeit, die auf die Millisekunde genau jeden Stiftstrich erfasst. So kann man erkennen, wann etwas geschrieben wurde. Diese Eigenschaft kann u.U. von besonderer Bedeutung sein: Auf Versicherungsformularen kann man überprüfen, wann eine Unterschrift geleistet wurde. Bei Pflegedokumenten kann man den Beginn einer Tätigkeit dadurch erfassen, dass man ein Start-Kästchen auf dem Formular markiert, bei zeitkritischen Dokumenten erkennt man, ob sie rückwirkend oder vorwegnehmend ausgefüllt wurden etc.

Darüber hinaus erkennt das System automatisch, mit welchem Stift die Daten erfasst wurden. Teilt man bestimmten Personen bestimmte Stifte zu, dann ist es möglich zu protokollieren, wer die Daten erfasst hat.

Selbstverständlich sind Änderungen und Nachträge in einem Dokument hervorragend zu dokumentieren. Nachträge können in besonderen Farben dargestellt werden, so dass man gleich auf den ersten Blick erkennt, was verändert wurde. Und auch die Zeit des Nachtrages kann dokumentiert werden.

Die hier beschriebenen Daten werden von ihrer Art her automatisch vom Stift erfasst. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, noch ein wichtiges externes Datenformat vom Stift einlesen zu lassen: der Barcode. Hierbei spielt es keine Rolle, welcher Symbologie der Barcode folgt, denn der Stift ist vom Code 2/5 Interleaved über Code 39, Code 128, EAN zu Codabar alles vertraut. Die dotforms Applikation ist sowohl dazu in der Lage, den Barcode als Graphik zu integrieren als auch den ASCII-Wert des Barcodes zu exportieren.

Auf dem Server, der alle Daten empfängt, kann jeder beliebige Prozess ausgeführt werden, der programmiert werden kann. Dies schließt die automatische Generierung von Emails mit graphischen E-mail Anhängen ein.